Doküman Yönetim Sistemlerinin Hikayesi
Doküman Yönetimi, bilgisayarların ortaya çıkmasından çok öncelerde dokümanların yetkisiz kişilerin erişiminden, çevresel faktörlerden korunması ve aranan dokümanlara kolay erişim sağlanması amacı ile manüel olarak firma ve kurumlarda uygulamaya başlamıştır. Her firma ihtiyaçları, iş yapış şekilleri ve doküman tipleri doğrultusunda kendine has bir arşivleme ve indeksleme metodları kullanarak doküman yönetim sistemi geliştirmiştir.
Bilgisayarsız sistemlerde dokümanlar, genelde konuşan kod veya akıllı kod denen kodlar ile isimlendirilir indeks bilgileri kayıt defterine yazılır ve tiplerine veya kategorilerene göre ayrılan yerlere yerleştirilirdi.
Arşivlemede ki temel prensip departman, yıl, ay gibi kategori ve alt kategoriler için lokasyonlar belirlenir ve bu lokasyonlara yerleştirilen klasörlerin içerisindeki dokümanların listesi, dokümanlara ait indeks bilgileri ve klasörün adres bilgileri kayıt defterine veya karta işlenerek kayıt işlemi tamamlanır. Doküman ihtiyacı durumunda arşiv personelinden evraklar talep edilir hangi evrakların kim tarafından teslim alındığı günlük defterlerinde kayıt altına alınırdı.
Tamamen fiziksel arşivlemeye dayalı bu sistemler Arşiv personeli maliyeti, dokümanların kaybolması ve yıpranması gibi sorunları beraberinde getiriyordu. 1980'lerin başında endüstriyel yazılımların geliştirilmeye başlanması ile kağıda basılı dokümanların yönetilmesini kolaylaştırmak ve fiziksel arşivlemenin dezavantajlarından kurtulmak amacı ile ilk doküman yönetim yazılımları geliştirilmeye başlanmıştır. Bu sistemler sadece dokümanlardaki indeks bilgileri diye tabir edilen önemli bilgilerin defterler veya kartlarda tutulmasının yerine veritabanında tutulmasını ve arandığında kolay bulunmasını sağlayan sistemlerdi. Dokümanların tiplerinin ve indeks bilgilerinin yanısıra muhafaza edildikleri lokasyonları yani arşiv odası, sıra, dolap, raf gibi bilgilerde veritabanına kaydedilir ve bu sayede aranan dokümanın bilgilerine kolay erişim sağlanırdı. Fiziksel arşivlemeye oranla basılı dokümanların orijinallerine erişmek daha kolaylaşmıştı ama yazılım destekli bu doküman yönetim sistemleri ne arşiv personeli maliyetine ne de diğer sorunlara çare olamamıştı. O gün ki teknoloji dijital dokümanların bilgisayarlarda saklanmasına elverişli değildi. Bu yüzden dokümanların içerisindeki en ufak bir bilgiye ulaşmak için dokümanın aslına ulaşmak gerekiyordu.
1990 yıllarda Microsoft ve Apple'ın işletim sistemlerinin daha sonrasında da linux'un grafik arayüzlere kavuşması ile birlikte dokümanların dijital kopyaları da bilgisayar ortamında depolanmaya başlamıştır. Bu gelişme ile dokümanlara ait indeks bilgileri ve lokasyonlar ile birlikte dijital görüntüler de erişilebilir hale gelmiştir. Dokümanların birebir görüntülerinin bilgisayar ortamında saklanması ile birlikte adli süreçler hariç asıllarının fiziksel olarak arşivlendikleri alanlardan hiç çıkartılmadan erişim sağlanması, kullanıma bağlı olarak yıpranlarmalarının ve kaybolmalarının önlenmesi ve arşiv personeli maliyetlerinin ciddi oranlarda düşürülmesi sağlanmıştır. Yazılımlar üzerindeki yetkilendirmeler ile çalışanların yetkilerinin bulunmadığı bilgilere erişiminin engellenmesi de sağlanmıştır.
Teknolojinin gelişmesi ile beraber bilgisayar ortamında oluşturulan elektronik dokümanlar ve tarayıcılar ile dijital ortama aktarılan belgeler bir arada veritabanlarında veya dosya sistemlerinde, doküman kayıtları ile ilişkilendirilerek muhafaza edilmeye başlandı. İlk dönemlerde sınırlı sayıda dosya tipi desteklense de ilerleyen zamanlarda faks belgeleri ve daha sonra yerlerini word ve excel gibi kelime işlemcilerine ve tablo yazılımlarına bırakan pv ve lotus 123 gibi kelime işlemci yazılımları ile üretilen dokümanları da destekleyerek akıllı doküman yönetim yazılımlarının temelleri atılmış oldu. Doküman yönetim sistemleri için diğer bir devrim de pdf dosya tipi ve OCR teknolojisinin kullanılmaya başlanması ile yaşandı. PDF dosya tipleri, grafik arayüzlü işletim sistemlerinin ilk yıllarında kullanılan bmp gibi dosya tiplerine nazaran hem dosya boyutları açısından hemde çoklu sayfa imkanı sayesinde Doküman Yönetim Yazılımlarının kullanımını kolaylaştırmıştır. OCR yani Optik Karakter Tanımlama teknolojisi yazılımlara dokümanların indeks bilgilerine ilave olarak dokümanların içeriklerinde de arama imkanı sağlar.
Yeni nesil doküman yönetim yazılımlarına iş akışları, ortak çalışma özellikleri, versiyonlama, ekli dokümanlar, yetkilendirme gibi özellikler eklenerek daha verimli ve güvenli çalışma ortamı sağlanmaktadır. Ayrıca tüm bu gelişmiş özelliklere ilave olarak Doküman Yönetim Yazılımları yapay zeka ile donatılarak dokümanların eklenmesi esnasında kolaylık ve hız kazandırmıştır. Dokümanların aranıp bulunması konusunda sezgisel ve anlamsal arama teknolojileri aranılan dokümanların kolay ve nokta atışı bulunmasını sağlamıştır.
Çok yakın zamanda Yapay Zeka teknolojilerini daha da gelişmesi ile birlikte dokümanların yazılımlara eklenmesi içeriklerinin otomatik olarak indekslenmesi ve dokümanlara erişim hatasız bir şekilde yapılması amacı ile çalışmalar yapılmaktadır.